Respekt för den enskildes integritet är viktigt för oss på Billogram (”Billogram”, ”vi”, ”oss”, ”vår”) och vi arbetar aktivt för att skydda de personuppgifter som vi behandlar. Alla personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning. Denna Policy innehåller information om hur vi som personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifter när du eller ditt företag är kund hos oss, använder vår tjänst samt i våra marknadsförings- och säljprocesser.
Är du fakturamottagare och vill veta hur vi behandlar dina personuppgifter, se Integritetspolicy för fakturamottagare.
För information om hur vi behandlar personuppgifter vid rekrytering, se vår Privacy Policy for Recruitment.
I vår Cookiepolicy beskrivs hur vi hanterar cookies för våra webbplatser och i våra tjänster.
I denna Policy beskriver vi hur och för vilka ändamål vi använder dina personuppgifter, vilken laglig grund vi tillämpar och vilket åtgärder vi vidtar för att skydda personuppgifter. Vi beskriver också hur du åberopar de rättigheter du har kopplat till vår behandling av dina personuppgifter.
”Tillämplig lagstiftning” avser den lagstiftning som är tillämplig för behandling av personuppgifter, inklusive den Allmänna dataskyddsförordningen, GDPR (EU 2016/679), kompletterande nationell lagstiftning samt praxis, riktlinjer och rekommendationer utgivna av nationell tillsynsmyndighet eller kontrollorgan inom EU.
”Personuppgiftsansvarig” är det företag eller den organisation som bestämmer för vilket ändamål och på vilket sätt personuppgifter ska behandlas och som är ansvarig för behandlingen av personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning.
”Registrerad” är en identifierad eller identifierbar fysisk person vars personuppgifter behandlas.
”Personuppgifter” är varje upplysning som relaterar, direkt eller indirekt, till en identifierbar fysisk person.
”Behandling” är en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter, till exempel lagring, ändring, läsning, överföring och liknande.
”Personuppgiftsbiträde”/”Biträde” är det företag eller den organisation som behandlar personuppgifter på uppdrag av den personuppgiftsansvariga och som behandlar personuppgifter i enlighet med den personuppgiftsansvarigas instruktioner och tillämplig lagstiftning.
”Tjänsten” är Billograms fakturerings- och betalningstjänst.
Dessa definitioner gäller i detta dokument oavsett om inledande stor bokstav används eller inte.
Informationen i denna policy omfattar personuppgiftsbehandling för vilken Billogram är personuppgiftsansvarig, det vill säga där vi beslutar ändamålen (”varför”) och medel (vilka metoder, vilka personuppgifter och hur länge de ska lagras). Policyn beskriver inte hur vi behandlar personuppgifter i rollen som personuppgiftsbiträde, det vill säga när vi behandlar personuppgifter för våra kunders räkning.
Vi har en skyldighet att beskriva och bevisa hur vi uppfyller kraven som ställs på oss när vi behandlar dina personuppgifter. Detta avsnitt syftar till att beskriva generella principer för vår personuppgiftsbehandling samt att specificera vilka personuppgifter vi behandlar.
Laglig grund
För att få behandla personuppgifter måste den personuppgiftsansvariga enligt tillämplig lagstiftning ha en laglig grund för behandlingen. Vi stödjer vår behandling på följande lagliga grunder:
Samtycke – Du har gett ditt uttryckliga samtycke till att vi får behandla dina personuppgifter. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke och vi upphör då att behandla dina personuppgifter för det ändamål du har gett ditt samtycke till.
Avtal – Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullfölja ett avtal vi har med dig eller för att kunna ingå ett sådant avtal.
Rättslig förpliktelse – Behandling av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska uppfylla de lagliga krav som ställs på oss i vår affärsverksamhet.
Berättigat intresse – Vi har gjort en intresseavvägning där vi bedömt att våra intressen av att få behandla dina personuppgifter väger tyngre än din rätt att inte omfattas av behandlingen.
Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?
Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som det behövs för det ändamål för vilka de inhämtades. Beroende på den lagliga grund som vi stödjer vår behandling på kan detta regleras i ett avtal, vara beroende av ett giltigt samtycke, föreskrivas i lag eller följa av en intern bedömning baserad på intresseavvägning. I listan nedan anger vi, när så är möjligt, den period under vilket personuppgifterna lagras och kriterierna som använts för att bedöma lagringstid.
När vi delar dina personuppgifter med andra
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med andra för att vi ska kunna utföra någon av de behandlingar som finns beskrivna i denna policy, till exempel för lagring av uppgifter. Vi ingår alltid biträdesavtal med de personuppgiftsbiträden vi anlitar, i vilket vi bland annat ger biträdet instruktioner hur personuppgifterna får behandlas och vilka säkerhetsåtgärder som krävs för behandlingen. Biträdet får inte utföra någon behandling av dina personuppgifter som går utanför dessa instruktioner.
Om det krävs enligt lag, förordning, föreskrift, myndighetsbeslut eller annan reglering som är bindande för Billogram, kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till olika myndigheter såsom till exempel Skatteverket eller Polismyndighet.
Överföring av personuppgifter utanför EU/EES
I de fall överföring av personuppgifter sker till land utanför EU/EES vidtar vi skyddsåtgärder för att säkerställa att säkerhetsnivån är tillräcklig och i enlighet med Tillämplig lagstiftning. Sådana lämpliga skyddsåtgärder inkluderar bland annat att säkerställa:
Typer av personuppgifter
De typer av personuppgifter som vi behandlar avseende kunder, användare av vår tjänst samt i vår marknadsförings- och säljprocess är:
Identifieringsuppgifter: såsom namn, användarnamn, kundnummer, yrkesroll.
Kontaktuppgifter: såsom adress, e-postadress och telefonnummer.
Personnummer*
Avtalsuppgifter*: såsom uppgift om avtalspart och avtalsvillkor.
Betalnings- och faktureringsuppgifter*: såsom specifikation av den tjänst du köper av oss, uppgifter om betalningsvillkor, aktuell fordran eller skuld, OCR-nummer och belopp.
Bankuppgifter*: uppgifter om bankkontonummer och bank- eller postgironummer.
Ärendeuppgifter: uppgifter om ärenden vi hanterar t ex med anledning av att du kontaktar oss angående användning av vår tjänst.
Kommunikationsuppgifter: den kommunikation du har med oss gällande vår befintliga eller framtida affärsrelation och den faktureringstjänst vi tillhandahåller.
Kreditupplysningsuppgifter*: såsom uppgifter från externa parter om kreditvärdighet samt uppgifter om ditt betalningsbeteende hos oss.
Enhetsuppgifter: såsom version av operativsystem, IP-adress eller annan unik identifiering av en dator, mobiltelefon eller annan enhet som används för att använda tjänsten.
Användningsuppgifter: information om hur du använder vår tjänst.
Samtyckesuppgifter: såsom ditt medgivande att använda ditt namn och bild på dig som referens i vår marknadsföring eller ditt godkännande till personuppgiftsbehandling när du på vår hemsida anger att du vill bli kontaktad av oss.
Bilder: foto på dig
* personuppgifter som behandlas endast om företaget utgör en enskild firma
I nedanstående tabell beskrivs vilka personuppgifter vi behandlar och för vilket ändamål, var uppgifterna har inhämtats, vilken laglig grund vår behandling vilar på, när ändamålet för behandlingen upphör samt om möjligt och relevant grunden för bedömningen av lagringstid (inom parentes).
| Ändamål | Personuppgiftstyper vi behandlar | Källa | Laglig grund | När ändamålet upphör |
|---|---|---|---|---|
| Tillhandahålla faktureringstjänst enligt avtal | Identifieringsuppgifter Kontaktuppgifter Kommunikationsuppgifter | Från dig eller det företag där du är anställd | Avtal | När avtalet mellan dig/ditt företag och Billogram upphör |
| Personnummer* Avtalsuppgifter* Bankuppgifter* | Från dig | |||
| Avtalsuppgifter* Betalnings- och faktureringsuppgifter* Ärendeuppgifter | Billogram | |||
| För att bedöma din betalningsförmåga | Kreditupplysnings-uppgifter* | Från externt kreditupplysnings-företag | Berättigat intresse Vårt berättigade intresse består i vi behöver kunna hantera och motverka kreditrisker i vår verksamhet för att säkerställa att vi får betalt för de tjänster som du har köpt av oss | När avtalet mellan dig och Billogram upphör |
| Betalnings- och faktureringsuppgifter* | Billogram | |||
| För att säkerställa funktionalitet och säkerhet i faktureringstjänsten | Enhetsuppgifter Användningsuppgifter | Från dig | Avtal Berättigat intresse Vårt berättigade intresse består i att vi behöver säkerställa att vår tjänst inte används i bedrägligt syfte | När avtalet mellan dig och Billogram upphör alternativt när du avregistreras som användare av vår tjänst |
| Skydda Billogram från legala anspråk och ta tillvara Billograms legala rättigheter | Identifieringsuppgifter Kontaktuppgifter Personnummer* Avtalsuppgifter* Bankuppgifter* Kommunikationsuppgifter | Från dig | Berättigat intresse Vårt intresse består i att vi behöver kunna skydda oss från legala anspråk och ta tillvara våra rättigheter | Tio år efter avtalets upphörande i enlighet med gällande preskriptionstid (preskriptions lagen) |
| Avtalsuppgifter* Betalnings- och faktureringsuppgifter* Ärendeuppgifter | Billogram | |||
| Sammanställa bokföring och redovisning i enlighet med bokföringslagar samt bevarande av denna i enlighet med gällande lag | Identifieringsuppgifter* Personnummer* Bankuppgifter* | Från dig | Rättslig förpliktelse (bokföringslagen) | Sju år efter utgången av det kalenderår som uppgiften registrerades (bokföringslagen) |
| Betalnings- och faktureringsuppgifter* | Billogram | |||
| Direktmarknadsföring och försäljning | Identifieringsuppgifter Kontaktuppgifter Kommunikationsuppgifter | Från dig eller externa källor såsom bolagshemsidor och sociala medier | Berättigat intresse Vårt berättigade intresse består i att kunna marknadsföra våra tjänster Samtycke | Ett år efter det att vi inte längre har någon sälj- eller marknadsförings-kontakt alternativt när du återkallar ditt samtycke |
| Samtyckesuppgifter | Från dig | |||
| Marknadsföring genom referenser | Identifieringsuppgifter Bilder Samtyckesuppgifter | Från dig | Samtycke | När du återkallar ditt samtycke |
* personuppgifter som behandlas endast om företaget utgör en enskild firma.
Mottagare vi delar dina personuppgifter med
Ibland behöver vi dela dina personuppgifter med andra för att kunna fullgöra de ändamål som beskrivits ovan. I nedanstående tabell redogör vi för vilka personuppgiftsbiträden som vi kan komma att dela dina personuppgifter med.
| Personuppgiftsbiträde | Instruktion (användningsområde) |
|---|---|
| ActiveCampaign | CRM-system |
| AWS Amazon | Lagring |
| Lagring och kommunikation | |
| Pipedrive | CRM-system |
| Salesforce | CRM-system |
| The Rocket Science Group (Mailchimp) | Kommunikation |
| Trello | Kommunikation och projekthantering |
| Zendesk | CRM-system |
Enligt Tillämplig lagstiftning har du som registrerad flera rättigheter som du bör känna till.
Billogram AB är registrerat hos bolagsverket med organisationsnummer 556801-7155 och har sitt huvudkontor på Klara Södra Kyrkogata 1, 111 52 Stockholm.
Om du har frågor kring hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill åberopa någon av dina rättigheter kan du alltid kontakta oss på support@billogram.com
Du kan också vända dig till vårt dataskyddsombud via mail: dpo@billogram.com eller per post till ovanstående adress.
Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter sker i strid med tillämplig lagstiftning bör du ta kontakt med oss. Du kan också vända dig direkt till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) med ditt klagomål.
Denna Integritetspolicy kan komma att uppdateras med anledning av ändrad lagstiftning eller att det sker ändringar i vår personuppgiftsbehandling som en följd av utveckling av våra tjänster.
Den senaste versionen finns alltid publicerad här på vår hemsida.
Denna version uppdaterades den 2021-12-13