Integritetspolicy -
Kunder och marknadsföring

Respekt för den enskildes integritet är viktigt för oss på Billogram (”Billogram”, ”vi”, ”oss”, ”vår”) och vi arbetar aktivt för att skydda de personuppgifter som vi behandlar. Alla personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning. Denna Policy innehåller information om hur vi som personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifter när du eller ditt företag är kund hos oss, använder vår tjänst samt i våra marknadsförings- och säljprocesser.

Är du fakturamottagare och vill veta hur vi behandlar dina personuppgifter, se Integritetspolicy för fakturamottagare.

För information om hur vi behandlar personuppgifter vid rekrytering, se vår Privacy Policy for Recruitment.

I vår Cookiepolicy beskrivs hur vi hanterar cookies för våra webbplatser och i våra tjänster.

I denna Policy beskriver vi hur och för vilka ändamål vi använder dina personuppgifter, vilken laglig grund vi tillämpar och vilket åtgärder vi vidtar för att skydda personuppgifter. Vi beskriver också hur du åberopar de rättigheter du har kopplat till vår behandling av dina personuppgifter.

Definitioner

”Tillämplig lagstiftning” avser den lagstiftning som är tillämplig för behandling av personuppgifter, inklusive den Allmänna dataskyddsförordningen, GDPR (EU 2016/679), kompletterande nationell lagstiftning samt praxis, riktlinjer och rekommendationer utgivna av nationell tillsynsmyndighet eller kontrollorgan inom EU.

”Personuppgiftsansvarig” är det företag eller den organisation som bestämmer för vilket ändamål och på vilket sätt personuppgifter ska behandlas och som är ansvarig för behandlingen av personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning.

”Registrerad” är en identifierad eller identifierbar fysisk person vars personuppgifter behandlas.

”Personuppgifter” är varje upplysning som relaterar, direkt eller indirekt, till en identifierbar fysisk person.

”Behandling” är en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter, till exempel lagring, ändring, läsning, överföring och liknande.

”Personuppgiftsbiträde”/”Biträde” är det företag eller den organisation som behandlar personuppgifter på uppdrag av den personuppgiftsansvariga och som behandlar personuppgifter i enlighet med den personuppgiftsansvarigas instruktioner och tillämplig lagstiftning.

”Tjänsten” är Billograms fakturerings- och betalningstjänst.

Dessa definitioner gäller i detta dokument oavsett om inledande stor bokstav används eller inte.

Billograms roll som personuppgiftsansvarig

Informationen i denna policy omfattar personuppgiftsbehandling för vilken Billogram är personuppgiftsansvarig, det vill säga där vi beslutar ändamålen (”varför”) och medel (vilka metoder, vilka personuppgifter och hur länge de ska lagras). Policyn beskriver inte hur vi behandlar personuppgifter i rollen som personuppgiftsbiträde, det vill säga när vi behandlar personuppgifter för våra kunders räkning.

Allmänt om vår personuppgiftsbehandling

Vi har en skyldighet att beskriva och bevisa hur vi uppfyller kraven som ställs på oss när vi behandlar dina personuppgifter. Detta avsnitt syftar till att beskriva generella principer för vår personuppgiftsbehandling samt att specificera vilka personuppgifter vi behandlar.

Laglig grund

För att få behandla personuppgifter måste den personuppgiftsansvariga enligt tillämplig lagstiftning ha en laglig grund för behandlingen. Vi stödjer vår behandling på följande lagliga grunder:

Samtycke – Du har gett ditt uttryckliga samtycke till att vi får behandla dina personuppgifter. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke och vi upphör då att behandla dina personuppgifter för det ändamål du har gett ditt samtycke till.

Avtal – Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullfölja ett avtal vi har med dig eller för att kunna ingå ett sådant avtal.

Rättslig förpliktelse – Behandling av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska uppfylla de lagliga krav som ställs på oss i vår affärsverksamhet.

Berättigat intresse – Vi har gjort en intresseavvägning där vi bedömt att våra intressen av att få behandla dina personuppgifter väger tyngre än din rätt att inte omfattas av behandlingen.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som det behövs för det ändamål för vilka de inhämtades. Beroende på den lagliga grund som vi stödjer vår behandling på kan detta regleras i ett avtal, vara beroende av ett giltigt samtycke, föreskrivas i lag eller följa av en intern bedömning baserad på intresseavvägning. I listan nedan anger vi, när så är möjligt, den period under vilket personuppgifterna lagras och kriterierna som använts för att bedöma lagringstid.

När vi delar dina personuppgifter med andra

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med andra för att vi ska kunna utföra någon av de behandlingar som finns beskrivna i denna policy, till exempel för lagring av uppgifter. Vi ingår alltid biträdesavtal med de personuppgiftsbiträden vi anlitar, i vilket vi bland annat ger biträdet instruktioner hur personuppgifterna får behandlas och vilka säkerhetsåtgärder som krävs för behandlingen. Biträdet får inte utföra någon behandling av dina personuppgifter som går utanför dessa instruktioner.

Om det krävs enligt lag, förordning, föreskrift, myndighetsbeslut eller annan reglering som är bindande för Billogram, kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till olika myndigheter såsom till exempel Skatteverket eller Polismyndighet.

Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

I de fall överföring av personuppgifter sker till land utanför EU/EES vidtar vi skyddsåtgärder för att säkerställa att säkerhetsnivån är tillräcklig och i enlighet med Tillämplig lagstiftning. Sådana lämpliga skyddsåtgärder inkluderar bland annat att säkerställa:

  • att EU-kommissionen har beslutat att det tredjeland till vilket dina personuppgifter överförs uppnår en adekvat skyddsnivå, eller
  • att EU-kommissionens standardklausuler ingåtts mellan Billogram eller dess biträde och mottagaren utanför EU/EES. I dessa fall bedömer vi också om det finns lagstiftning i mottagarlandet som påverkar skyddet för dina personuppgifter. Där så krävs vidtar vi särskilda åtgärder så att skyddet för dina uppgifter kvarstår vid överföringen av dessa till aktuellt land utanför EU/EES.

Typer av personuppgifter

De typer av personuppgifter som vi behandlar avseende kunder, användare av vår tjänst samt i vår marknadsförings- och säljprocess är:

Identifieringsuppgifter: såsom namn, användarnamn, kundnummer, yrkesroll.
Kontaktuppgifter: såsom adress, e-postadress och telefonnummer.
Personnummer*
Avtalsuppgifter*: såsom uppgift om avtalspart och avtalsvillkor.
Betalnings- och faktureringsuppgifter*: såsom specifikation av den tjänst du köper av oss, uppgifter om betalningsvillkor, aktuell fordran eller skuld, OCR-nummer och belopp.
Bankuppgifter*: uppgifter om bankkontonummer och bank- eller postgironummer.
Ärendeuppgifter: uppgifter om ärenden vi hanterar t ex med anledning av att du kontaktar oss angående användning av vår tjänst.
Kommunikationsuppgifter: den kommunikation du har med oss gällande vår befintliga eller framtida affärsrelation och den faktureringstjänst vi tillhandahåller.
Kreditupplysningsuppgifter*: såsom uppgifter från externa parter om kreditvärdighet samt uppgifter om ditt betalningsbeteende hos oss.
Enhetsuppgifter: såsom version av operativsystem, IP-adress eller annan unik identifiering av en dator, mobiltelefon eller annan enhet som används för att använda tjänsten.
Användningsuppgifter: information om hur du använder vår tjänst.
Samtyckesuppgifter: såsom ditt medgivande att använda ditt namn och bild på dig som referens i vår marknadsföring eller ditt godkännande till personuppgiftsbehandling när du på vår hemsida anger att du vill bli kontaktad av oss.
Bilder: foto på dig
* personuppgifter som behandlas endast om företaget utgör en enskild firma

Hur dina personuppgifter behandlas

I nedanstående tabell beskrivs vilka personuppgifter vi behandlar och för vilket ändamål, var uppgifterna har inhämtats, vilken laglig grund vår behandling vilar på, när ändamålet för behandlingen upphör samt om möjligt och relevant grunden för bedömningen av lagringstid (inom parentes).

ÄndamålPersonuppgiftstyper vi behandlarKällaLaglig grundNär ändamålet upphör
Tillhandahålla faktureringstjänst enligt avtalIdentifieringsuppgifter
Kontaktuppgifter
Kommunikationsuppgifter
Från dig eller det företag där du är anställdAvtalNär avtalet mellan dig/ditt företag och Billogram upphör
Personnummer*
Avtalsuppgifter*
Bankuppgifter*
Från dig
Avtalsuppgifter*
Betalnings- och faktureringsuppgifter*
Ärendeuppgifter
Billogram
För att bedöma din betalningsförmågaKreditupplysnings-uppgifter*Från externt kreditupplysnings-företagBerättigat intresse
Vårt berättigade intresse består i vi behöver kunna hantera och motverka kreditrisker i vår verksamhet för att säkerställa att vi får betalt för de tjänster som du har köpt av oss
När avtalet mellan dig och Billogram upphör
Betalnings- och faktureringsuppgifter*Billogram
För att säkerställa funktionalitet och säkerhet i faktureringstjänstenEnhetsuppgifter
Användningsuppgifter
Från digAvtal
Berättigat intresse
Vårt berättigade intresse består i att vi behöver säkerställa att vår tjänst inte används i bedrägligt syfte
När avtalet mellan dig och Billogram upphör alternativt när du avregistreras som användare av vår tjänst
Skydda Billogram från legala anspråk och ta tillvara Billograms legala rättigheterIdentifieringsuppgifter
Kontaktuppgifter
Personnummer*
Avtalsuppgifter*
Bankuppgifter*
Kommunikationsuppgifter
Från digBerättigat intresse
Vårt intresse består i att vi behöver kunna skydda oss från legala anspråk och ta tillvara våra rättigheter
Tio år efter avtalets upphörande i enlighet med gällande preskriptionstid (preskriptions lagen)
Avtalsuppgifter*
Betalnings- och faktureringsuppgifter*
Ärendeuppgifter
Billogram
Sammanställa bokföring och redovisning i enlighet med bokföringslagar samt bevarande av denna i enlighet med gällande lagIdentifieringsuppgifter*
Personnummer*
Bankuppgifter*
Från digRättslig förpliktelse (bokföringslagen)Sju år efter utgången av det kalenderår som uppgiften registrerades (bokföringslagen)
Betalnings- och faktureringsuppgifter*Billogram
Direktmarknadsföring och försäljningIdentifieringsuppgifter
Kontaktuppgifter
Kommunikationsuppgifter
Från dig eller externa källor såsom bolagshemsidor och sociala medierBerättigat intresse
Vårt berättigade intresse består i att kunna marknadsföra våra tjänster
Samtycke
Ett år efter det att vi inte längre har någon sälj- eller marknadsförings-kontakt alternativt när du återkallar ditt samtycke
SamtyckesuppgifterFrån dig
Marknadsföring genom referenserIdentifieringsuppgifter
Bilder
Samtyckesuppgifter
Från digSamtyckeNär du återkallar ditt samtycke

* personuppgifter som behandlas endast om företaget utgör en enskild firma.

Mottagare vi delar dina personuppgifter med

Ibland behöver vi dela dina personuppgifter med andra för att kunna fullgöra de ändamål som beskrivits ovan. I nedanstående tabell redogör vi för vilka personuppgiftsbiträden som vi kan komma att dela dina personuppgifter med.

PersonuppgiftsbiträdeInstruktion (användningsområde)
ActiveCampaignCRM-system
AWS AmazonLagring
GoogleLagring och kommunikation
PipedriveCRM-system
SalesforceCRM-system
The Rocket Science Group (Mailchimp)Kommunikation
TrelloKommunikation och projekthantering
ZendeskCRM-system

Dina rättigheter

Enligt Tillämplig lagstiftning har du som registrerad flera rättigheter som du bör känna till.

  • Du har rätt att begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig.
  • Om de uppgifter vi har om dig är felaktiga har du rätt att få dem rättade.
  • Du har rätt att få dina personuppgifter raderade under förutsättning att vi inte måste behandla dessa för de ändamål som de samlades in för, till exempel för att uppfylla ett avtal vi har med dig eller att vi har en rättslig förpliktelse att fortsätta behandla uppgifterna.
  • Om du anser att uppgifterna inte är korrekta eller att vår behandling strider mot lag eller att vi inte behöver uppgifterna för ett specifikt ändamål kan du begära att vi ska begränsa behandlingen av uppgifter om dig. Du kan också begära begränsning under tiden du väntar på vår kontroll om vårt intresse att behandla dina uppgifter väger tyngre än din rätt att inte få dessa uppgifter behandlade.
  • Med rätten till dataportabilitet menas att du i vissa fall när den lagliga grunden är avtal eller samtycke har rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll.
  • Om vi anger berättigat intresse som laglig grund har du rätt att invända mot behandlingen.

Kontaktuppgifter och dataskyddsombud

Billogram AB är registrerat hos bolagsverket med organisationsnummer 556801-7155 och har sitt huvudkontor på Klara Södra Kyrkogata 1, 111 52 Stockholm.

Om du har frågor kring hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill åberopa någon av dina rättigheter kan du alltid kontakta oss på support@billogram.com

Du kan också vända dig till vårt dataskyddsombud via mail: dpo@billogram.com eller per post till ovanstående adress.

Klagomål

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter sker i strid med tillämplig lagstiftning bör du ta kontakt med oss. Du kan också vända dig direkt till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) med ditt klagomål.

Uppdatering av Integritetspolicyn

Denna Integritetspolicy kan komma att uppdateras med anledning av ändrad lagstiftning eller att det sker ändringar i vår personuppgiftsbehandling som en följd av utveckling av våra tjänster.

Den senaste versionen finns alltid publicerad här på vår hemsida.

Denna version uppdaterades den 2021-12-13